Внедрение 1С Документооборот 8 в организации - электронный документооборот в организации (СЭД) - внедрение
Меню

Внедрение 1С:Документооборот

Эффективное управление документами, деловыми процессами и проектами в единой базе с помощью современной ECM-системы

от 500 000 

Преимущества 1С:Документооборота

1С:Документооборот - это многофункциональная система управления всем корпоративным контентом (ECM). Решение позволяет поэтапно спланировать, организовать, провести и сохранить данные о бизнес-процессе или проекте в понятной регламентированной форме. Программа ориентирована на взаимодействие сотрудников и формирование корпоративной ответственности, что значительно облегчает исполнительский контроль.

Плюс ко всему 1С:ДО - это идеальное интеграционное решение. Типовой функционал позволяет синхронизировать данные или обеспечить бесшовную интеграцию с системами на базе платформы “1С:Предприятие”, а также односторонний обмен с информационными базами сторонних разработчиков. Какие эффекты внедрения отмечают пользователи 1С:Документооборот:

упорядоченные процессы компании

упорядоченные процессы компании

рост качества готовых материалов

рост качества готовых материалов

быстрая обработка документов

быстрая обработка документов

снижение случаев потери документов

снижение случаев потери документов

рост трудовой дисциплины

рост трудовой дисциплины

Возможности системы

  • Договорная работа
    • Подготовка договорных документов;
    • Сложные цепочки согласования;
    • Учет сопроводительной договорной документации;
    • Автоматический учет по сроку действия документов;
    • Обратная отправка экземпляров документов;
    • Работа с договорами, заключенными между тремя и более лицами;
    • Автоматизированы все этапы жизненного цикла договора вплоть до расторжения.
    • Конструктор договоров и документов

  • Управление документами
    • Полный цикл обработки входящих писем с документами от юрлиц, обращений от физлиц и отправляемых в ответ или по своей инициативе;
    • Учет ОРД и другой внутренней документации;
    • Стандартная работа сотрудников с корпоративными файлами;
    • Автоматическое заполнение нового документа реквизитами и присоединение файлов по заранее настроенному шаблону;
    • Карточки учета содержат больше семидесяти реквизитов;
    • Возможность отсканировать оригинал документа, нанести штрихкод, по которому его будет легко найти в базе;
    • Комплектование документов в программе;
    • Версионное хранение файлов с возможностью просмотра их изменений;
    • Подконтрольное исполнение документов.

  • Электронная подпись
    • Разработка регламента использования электронных подписей (ЭП) сотрудниками предприятия;
    • Поддержка всех видов ЭП;
    • Поддержка программного оборудования с интерфейсом программирования криптографических приложений Microsoft и возможностью его приобретения;
    • Возможность приобретения сертификатов ЭП сотрудников для ответственных за подписание и шифрование документов;
    • Настраиваемый инструмент для использования ЭП и шифрования;
    • Загрузка в 1С:ДО новых сертификатов с настройкой пользовательских правил;
    • Автозапрос ЭП при согласовании или утверждении документов, настраиваемый заранее в шаблонах процессов.

  • Управление бизнес-процессами
    • Готовые шаблоны по 4 процессам работы с документами;
    • Простое визуальное проектирование;
    • Сложные условия маршрутизации;
    • Ролевая адресация задач;
    • Автозапуск, отложенный запуск, повторение;
    • Иерархичная структура подчиненных процессов;
    • Контроль сроков и результатов;
    • Каждый процесс имеет свою рабочую схему с простой настройкой под особенности деятельности бизнеса;
    • Электронная подпись для визирования документов руководителем или ответственным сотрудником;
    • Учет, контроль и анализ всех этапов исполнения процессов;
    • Маршрутизация процессов по ролям;
    • Делегирование задач коллегам;
    • Учет и контроль переноса сроков;
    • Учет принятия задач к исполнению.

  • Управление проектами
    • Планирование проектов;
    • Определение состава проектной команды;
    • Шаблон проектного плана по задачам и визуализацией диаграммой Ганта;
    • Регламентированное управление проектом;
    • Общение участников в рамках проекта;
    • Подконтрольное выполнение задач на проекте;
    • Управление по этапам с фиксацией результатов и исполнителей;
    • Учет трудозатрат участников проекта;
    • Учет всех проектных данных;
    • Удобная аналитика с помощью быстрых отчетов по проектным данным.

  • Управление мероприятиями
    • Полный цикл контроля мероприятий;
    • Организация корпоративных и внешних мероприятий;
    • Проведение встреч с протоколированием;
    • Активация брони помещений для запланированных встреч;
    • Выбор дня и времени для встречи прямо в программе с помощью календарного планирования;
    • Вариативное составление программы и протокола встречи;
    • Управленческое решение по итогам мероприятия с отслеживанием сроков исполнения участниками.

  • Учет и планирование рабочего времени
    • Многофункциональный календарь у каждого пользователя;
    • Пользователь 1С:ДО может посмотреть календарный график коллеги при планировании совместной работы, но информация ограничена - видно только, какой период уже занят;
    • Ежедневная отчетность сотрудников по часам и задачам;
    • Руководители видят все задачи своего отдела;
    • Руководители могут проанализировать фактически выполненную работу сотрудников по видам работ, по проектам, по подразделениям;
    • При невыходе работника это фиксируется в программе;
    • С приближением начала мероприятий, срока исполнения задач, при невыходе коллеги по отделу и наступлением других календарных событий приходят автоматические уведомления.

  • Контроль исполнительской дисциплины
    • 1С:Документооборот позволяет вести персональную отчетность каждый рабочий день;
    • Руководитель отдела может самостоятельно сформировать отчеты о трудозатратах своих работников, либо настроить автоматическую ежемесячную рассылку;
    • Руководство всегда обеспечено актуальными данными по исполнительской дисциплине, что позволяет оперативно и аргументированно принимать управленческие решения.

  • Почтовый клиент
    • Корпоративный почтовый клиент прямо в интерфейсе 1С:ДО;
    • Стандартный функционал почты со множеством возможностей работы с входящей и исходящей корреспонденцией;
    • Доступная возможность оперативно интегрировать встроенную почту с другими почтовыми сервисами;
    • Автообработка входящих писем по папкам;
    • Вся история общения в письмах сохраняется;
    • Письма можно привязывать сразу к целевым документам;
    • Поставленные по почте задачи можно выполнять здесь же;
    • При необходимости можно отменить отправку письма и перенаправить;
    • Единая корпоративная книга адресатов с контактной информацией и фото;
    • Моментальный поиск корреспонденции по ключевым словам.

  • Бесплатный мобильный клиент
    • Основной функционал почты доступен в мобильном облегченном варианте;
    • Исполнение задач или постановка задач сотрудникам;
    • Доступ к календарным событиям;
    • Приложение бесплатное и доступно на iPad, iPhone, Android, WindowsPhone;
    • Подключается через WiFi, 3G, EDGE, GPRS;
    • Работа с почтой доступна в оффлайн-режиме.

  • Интеграция
    • Большой выбор готовых к работе интеграционных модулей с 13 решениями на платформе 1С из коробки;
    • Бесшовная интеграция с 7 типовыми конфигурациями вендора, что позволяет обращаться к функционалу и данным «1С:Документооборота» прямо из интерфейса другой учетной системы 1С;
    • Готовые настройки по обмену с 720 документами и 120 справочниками;
    • Экономия трудозатрат за счет исключения двойного ввода данных.

Не знаете с чего начать внедрение? Получите рекомендации экспертов

Доверьте внедрение 1С:ДО экспертам WiseAdvice-IT

Международные победы
Международные победы
Подтверждаем свой опыт автоматизации документооборота победами в конкурсе 1С:Проект года
ЦК 1С:Документооборот
ЦК 1С:Документооборот
Регулярно подтверждаем официальный статус «1С:Центр компетенции по документообороту»
Высокие стандарты
Высокие стандарты
Входим в ТОП-10 компаний России с полной сертификацией ГОСТ Р ИСО 9001-2015 на проектные услуги
Технологии внедрения
Технологии внедрения
Используем лучшее из PMBOK и Agile, управляем проектами с помощью систем Atlassian и Jira
Специализация на ДО
Специализация на ДО
Выделенное направление, все проекты курирует руководитель практики по документообороту
Команда экспертов
Команда экспертов
Слаженная команда специалистов по документообороту – более 30 сертификатов по 1С:ДО

Запись вебинара «Как внедрить проект автоматизации 1С за счет гранта»

Расскажем про правила подачи заявки для получения гранта на проектное внедрение 1С:ДО.
Получить запись

Варианты внедрения

 Быстрый стартПроектное внедрениеКорпоративное внедрение
Для кого подходитАвтоматизация отдела делопроизводства, отдельных подразделений компанииАвтоматизация процессов документооборота с учетом требований бизнесаСоздание корпоративной системы управления процессами документооборота для группы компаний
Состав пакета услугГотовый кейс с использованием типового функционала 1С:ДО.

Обучение пользователей, передача инструкции по работе с настроенным функционалом. Запуск системы в эксплуатацию. 8 часов консультаций по работе в программе.
Проект по технологиям внедрения WiseAdvice-IT.

Обследование и сбор требований. Моделирование и разработка ТЗ. Настройка и проектирование. Обучение пользователей. Подготовка документации. Опытная эксплуатация. Перевод СЭД в промышленную эксплуатацию. Гарантийное обслуживание - 6 месяцев.
Проект по технологиям внедрения WiseAdvice-IT.

Обследование и сбор требований. Моделирование и разработка ТЗ. Настройка и проектирование. Интеграция с текущими системами заказчика. Обучение пользователей. Подготовка документации. Опытная эксплуатация. Перевод СЭД в промышленную эксплуатацию. Тиражирование процессов документооборота на группу компаний. Гарантийное обслуживание - 12 месяцев.
Сроки внедрения 2-4 недели3-12 месяцевИндивидуально
РезультатГотовая к эксплуатации система документооборота и обученный персонал Готовая к эксплуатации система документооборота и обученный персонал Система полностью отвечает уникальным требованиям клиента
Стоимость500 т.р. - 1 млн.р.от 3 млн.р.Индивидуально
Быстрый старт
Для кого подходит Автоматизация отдела делопроизводства, отдельных подразделений компании
Состав пакета услуг Готовый кейс с использованием типового функционала 1С:ДО.

Обучение пользователей, передача инструкции по работе с настроенным функционалом. Запуск системы в эксплуатацию. 8 часов консультаций по работе в программе.
Сроки внедрения 2-4 недели
Результат Готовая к эксплуатации система документооборота и обученный персонал
Стоимость 500 т.р. - 1 млн.р.
Проектное внедрение
Для кого подходит Автоматизация процессов документооборота с учетом требований бизнеса
Состав пакета услуг Проект по технологиям внедрения WiseAdvice-IT.

Обследование и сбор требований. Моделирование и разработка ТЗ. Настройка и проектирование. Обучение пользователей. Подготовка документации. Опытная эксплуатация. Перевод СЭД в промышленную эксплуатацию. Гарантийное обслуживание - 6 месяцев.
Сроки внедрения 3-12 месяцев
Результат Готовая к эксплуатации система документооборота и обученный персонал
Стоимость от 3 млн.р.
Корпоративное внедрение
Для кого подходит Создание корпоративной системы управления процессами документооборота для группы компаний
Состав пакета услуг Проект по технологиям внедрения WiseAdvice-IT.

Обследование и сбор требований. Моделирование и разработка ТЗ. Настройка и проектирование. Интеграция с текущими системами заказчика. Обучение пользователей. Подготовка документации. Опытная эксплуатация. Перевод СЭД в промышленную эксплуатацию. Тиражирование процессов документооборота на группу компаний. Гарантийное обслуживание - 12 месяцев.
Сроки внедрения Индивидуально
Результат Система полностью отвечает уникальным требованиям клиента
Стоимость Индивидуально

Особенности типового внедрения 1С:Документооборот

Быстрый запуск
Быстрый запуск
В короткие сроки запустим выстроенные бизнес-процессы для вашей организации
Минимум затрат
Минимум затрат
+0 рублей на дополнительные работы по внедрению типового функционала
Стремительные результаты
Стремительные результаты
Эффект от автоматизации отдельных процессов увидите уже в 1-й месяц проекта внедрения!
Выгодно
Выгодно
Оптимальное соотношение цена-качество при типовом внедрении 1С:Документооборота
Поэтапное внедрение
Поэтапное внедрение
Гармоничный запуск процессов за счет разных методологий проектных внедрений: Docflow, Scrum, ТБР
Легкое обслуживание
Легкое обслуживание
Благодаря невмешательству в конфигурацию возможно автоматическое обновление 1С

Этапы внедрения 1С:Документооборота

  • Обследование от 5 дней, отчеты “как есть” и “как будет”
  • Разработка концепции системы 1С:Документооборот
  • Моделирование и проектирование бизнес-процессов
  • Настройка и разработка СЭД, миграция исторических данных, интеграция со смежными системами
  • Подготовка системы к вводу в эксплуатацию, обучение, документация
  • Сопровождение системы, техподдержка пользователей
Рассчитать стоимость внедрения 1С:Документооборот

Кому и зачем нужна автоматизированная система документооборота

Контроль дисциплины

Руководителю позволяет:

  • осуществлять контроль исполнительской дисциплины, в том числе удаленно с любого устройства;следить за текущими статусами по проектам и поручениям;
  • повысить производительность труда сотрудников на 45%;
  • увеличить возможности анализа общей деятельности компании на 35%.

Планирование

Делопроизводителям и секретарям:

  • вести персональный инструмент планирования и организации встреч;
  • обрабатывать входящие и исходящие документы на 20% быстрее;
  • искать нужные файлы в системе в 2 клика;
  • сократить бумажный документооборот до 80-90%.

Юридическая служба

Юридической службе:

  • автоматизировать подготовку и согласование договоров;
  • сохранять версионность документов после каждого изменения любым пользователем;
  • получать уведомления о судах и заседаниях;
  • на 99,9% исключить риск подделки документов, как и проблему их безопасного уничтожения.

Финансовая служба

Финансовой службе:

  • в 2 раза быстрее получать информацию по согласованным документам за счет сокращения суммарного времени их коллективной обработки;
  • улучшить соблюдение графиков платежей контрагентов на 15%;
  • минимизировать затраты на обработку документов;
  • снизить риски несанкционированных платежей.

Отдел продаж

Отделу продаж и закупок:

  • помогает автоматизировать согласование договоров и отслеживать их выполнение в режиме реального времени;
  • повысить эффективность соблюдения графиков платежей и исполнения договорных обязательств на 18%;
  • моментально находить информацию по клиентам и поставщикам за счет автоматического формирования карточек с данными и историей контакта.

Создавайте, согласовывайте и заключайте договоры быстро и без ошибок в 1С:ДО

Реализованные проекты

Каждое из подразделений холдинга работало в собственной обособленной базе данных, для документооборота использовался почтовый клиент.

Создана новая эффективная система электронного документооборота, которая позволила сократить трудозатраты на согласование документов во всех подразделениях холдинга на 30%. Данные о деятельности всех подразделений консолидируется теперь в одной системе. Рост прибыли составил 15%. Работы по внедрению выполнялись по технологии SCRUM.
Читать отзыв
Отрасль
Холдинговые структуры
Программы
1C:ERP 2 1C:Документооборот 8
Подробнее

Модификацию системы электронного документооборота, полная унификация и единое хранилище документов компании в единой системе

Реализована концепция "безбумажного делопроизводства", создано единое информационное пространство для работы пользователей с электронными документами и задачами сотрудников за счет интеграции 1С:ДО с другими корпсистемами, трудозатраты в подразделениях сокращены на 20%, обработка документов ускорена на 30%.
Отрасль
Финансовый сектор
Программы
1С: Документооборот 8
Подробнее

Объединение большого количества информационных баз с целью нормализации и унификации нормативно-справочной информации

За счет внедрения 1С:ДО и реализации двухсторонней интеграции с 1С:УХ сокращены трудозатраты в подразделениях на 50 %, ускорено получение управленческой отчетности на 250 %, регламентированной - на 150 %, сокращены операционные и административные расходы на 25 %, сокращена дебиторская задолженность на 15 %.
Читать отзыв
Отрасль
Строительство
Программы
1С: Документооборот 8  и  1С: Управление холдингом 8
Подробнее

Ранее отчетность готовили вручную на основании данных, накапливаемых в головном офисе в виде копий баз данных филиалов

Автоматизированное формирование консолидированной регламентированной отчетности позволяет получать головному офису ГСК оперативную отчетную информацию. Унифицирована система документооборота и НСИ. Реализован механизм планирования активности по договору и оперативного контроля исполнения договоров.
Отрасль
Финансовый сектор
Программы
1С: Документооборот 8
Подробнее

Эксперт направления

Татьяна Доценко
Татьяна Доценко
  • Опыт разработки в внедрения систем электронного документооборота – более 10 лет.
  • Ведение крупного проекта по построению системы КЭДО на крупнейших предприятиях РФ.
  • Организация и проведение мероприятий для специалистов 1С и клиентов.
  • В WiseAdvice-IT Татьяна является руководителем направления «1С:Документооборот».
Читать далее